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【情報整理】メールを適切に受信するための振り分け方法

石山 芳和

こんにちは、中国輸入ビジネス(OEM)の専門家、石山です。

「来るはずのメールが届かない」
「メールがどこにいったのかわからない」

そんなことって、たまにあると思います。

そうじゃなくても色々なサービスやメルマガの登録などで、あなたのメールボックスには日々多くのメールが届いているんじゃないかと。

整理がされていないことで、メールがどこにあるかわからないだけでなく、必要なメールを誤って削除してしまうリスクも考えられます。

今回は「【情報整理】メールを適切に受信するための振り分け方法」と題し、あなたにとって必要なメールを適切に受信するために、主要なサービスでのメールの振り分け方法をまとめていきます。

メールが見つけられないのはあなただけじゃない

メールに関する悩みは、意外と多くの方が抱えているものです。

実際私のところにも「メルマガが届かない」「サービスに申し込んだのにメールが来ない」などの問い合わせはよく来ます。

可能性としては、

・届くまでに時間がかかった
・単純に見落としていた
・迷惑メールのフォルダに自動で振り分けられた
・セキュリティソフトなどの影響で、受信の前に削除された
・システムの不具合などで、実際に送れていなかった

など、様々なことが考えられます。

送る側の原因だった場合、あなたにはどうしようもないですが、そうでないケースは意外と多く、それを防ぐためにはあなた自身で振り分けの設定をするのがベストです。

振り分けの方法を知っておくことで、あなた自身がメールの受信で悩む必要がなくなるだけでなく、それに悩んでいる人に教えられる利点があります。

家族や友人はもちろんですが、例えばあなたが情報発信でメルマガを発行する場合、「メールが届かない」などの問い合わせがあったらこの記事を紹介していただいても構いません。

では主要なサービスやメールソフトでのメールの振り分け方法についてまとめていきます。

基本的なメールの振り分け方法

サービスによって名称などは違いますが、基本的にメールを振り分ける場合は、

・メール振り分けの条件を作成する
・振り分けるためのフォルダなどを作る
・振り分けの条件をフォルダに適用する

という工程になります。

条件を細かくしすぎるとうまく振り分けられない場合がありますので、注意してくださいね。

Gmail(ジーメール)の振り分け方法

まずは、Gmailの振り分けです。

Googleアカウントの作り方や、Gmailで独自ドメインのメールアドレスを送受信する方法は、以前に記事でまとめました。

[surfing_other_article id=2010]

ジーメールの振り分けはまずジーメールの管理画面に進み、右上の歯車のアイコンをクリックしてから「設定」をクリック。

2016-11-21_145317

そして「フィルタとブロック中のアドレス」のタブをクリックし、

2016-11-21_145552

「新しいフィルタを作成」をクリック。

2016-11-21_145600

ここでまずは、メールを振り分ける条件を決めてください。

2016-11-21_145612

例えば件名に「Eマガ」が入っているメールを振り分けたい場合はこのように入力し、「この検索条件でフィルタを作成」をクリック。

2016-11-21_145641

そして次は、メールが届いた時にどのように処理をするかを設定します。

2016-11-21_145654

チェックは任意ですが、「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」はチェックを入れておいたほうが良いと思います。

そして「ラベルを付ける」で、一般的に言うところのフォルダを作って、そこにメールを振り分けていきます。

作り方は「ラベルを選択」をクリックし、

2016-11-21_145741

「新しいラベル」をクリック。

2016-11-21_145726

そしてラベルの名前や、ラベルの場所などを決めていきます。

2016-11-21_152015

複数アドレスがある場合は、「次のラベルの下位にネスト」の下のバーをクリックし、対象のアドレスの下位にラベルを作るとわかりやすいですね。

設定が終わったら「作成」をクリックすると、

2016-11-21_152415

※これはテストで作っているので下位にネストはしていません

「ラベルを付ける」に自動でチェックが入り、作成したラベルが設定されます。

2016-11-21_152359

そして振り分けの条件に合う受信済みのメールがあった場合は赤枠の表示になるので、チェックを入れれば振り分けをしてくれ、「フィルタを作成」をクリックすれば完了です。

2016-11-21_145753

フィルタの条件変更や削除は、設定からすぐに行うことができます。

2016-11-21_153106

そしてラベルについては、左に新しく追加されているはずです。

2016-11-21_153253

MozillaThunderbirdの振り分け方法

MozillaThunderbirdでの振り分け方法は以前に記事でまとめていますので、そちらを参考にしてみてください。

[surfing_other_article id=2145]

何度かお伝えしているとおり、複数のメールアドレスを管理するのであればMozillaThunderbirdをオススメしますが、複数になればなるほどメールを探すのが難しくなります。

ですがMozillaThunderbirdはメールの振り分けも手軽にできますので、ぜひとも手に入れてみてください。

Hotmail(ホットメール)の振り分け方法

次はホットメールの振り分け方法です。

まずはホットメールの管理画面にアクセスし、「受信トレイ」がある左のバーにカーソルを載せると、「+」が表示されるのでそこをクリックすると、

2016-11-21_154618

このように枠が表示されるので、フォルダ名を入力してエンターを押せば、

2016-11-21_154629

フォルダが作成されます。

2016-11-21_154641

次に右上の歯車のアイコンをクリックした後、「オプション」をクリック。

2016-11-21_154150

そして「受信トレイと一括処理ルール」をクリックし、

2016-11-21_154226

「+」をクリックします。

2016-11-21_154245

すると振り分けの条件を決める画面に進みます。

2016-11-21_154256

ここでも「件名にEマガで振り分ける設定」を例にしますが、その場合はまず「メッセージを受信し、そのメッセージが次の条件をすべて満たす場合」を下の画像のように選択し、

2016-11-21_155910

「単語または語句の指定」で「Eマガ」と入力し、「+」をクリックして、

2016-11-21_154329

「OK」をクリックします。

2016-11-21_154341

次に「次のすべてを実行する」を下の画像のように選択し、

2016-11-21_154406

振り分けたいフォルダをクリックした後、「OK」をクリックします。

2016-11-21_154736

設定が終わったら、上のほうにある「OK」をクリックすれば完了です。

2016-11-21_154744

設定した条件は、このように表示されます。

2016-11-21_154804

Yahoo!(ヤフー)メールの振り分け方法

次はヤフーメールです。

ちなみにヤフーメールは、ほかのフリーメールに比べて非常にカンタンにメールアドレスを作成できます。
あまり重要でないものや、試しに登録をしておくためのメールアドレスなどは、ヤフーメールで作るといいのではないでしょうか。

振り分けの方法は、まずは管理画面にアクセスした後、右上の「設定・その他」→「メールの設定」と進み、

2016-11-21_161210

「フィルターと受信通知」をクリック。

2016-11-21_161231

そして振り分けの条件を設定していきます。

2016-11-21_161243

ここでも先ほどと同じ条件なら、下の画像のように設定します。

2016-11-21_164121

フィルタ名や条件を決めた後は、「フォルダーの作成」をクリックして、振り分け用のフォルダを作ります。

2016-11-21_161325

フォルダ名を入力して「OK」をクリックすればすぐに反映されますので、

2016-11-21_162045

「移動先フォルダー」をクリックして、作成したフォルダを選択しましょう。

2016-11-21_161341

設定が終わったら「保存」をクリックすれば完了です。

2016-11-21_161353

作成した検索条件はこのように表示されます。

2016-11-21_164244

ちなみにフォルダはこんな感じで追加されています。

2016-11-21_161151

まとめ(30秒で読みたい方はコチラ)

いかがでしたでしょうか?

・Gmail(ジーメール)
・MozillaThunderbird
・Hotmail(ホットメール)
・Yahoo!(ヤフー)メール

という4つのサービスでの振り分け方法をまとめました。

やってみればそこまで難しくはないんですが、知らないとなかなか手こずることもあると思います。

ネットショップはもちろん、ビジネスを進めていくのであれば、お客さんやクライアントのメールを見落としたり、見つけられなかったりすると大きな損失につながりかねません。

あなたにとって使いやすい、わかりやすいように管理を進めていきましょう。

OEMに本気で取り組みたい方は、メルマガでより詳しい内容、そして最新情報を配信していますので、是非ともご登録ください。

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